De opdracht van... Arnold van Dijken bij de Gemeente Kampen

Vanuit E&M Consultants mag ik een mooie opdracht uitvoeren bij de gemeente Kampen, de opdracht kent twee rollen. De ene rol als Coördinator Verbijzonderde Interne Control Sociaal Domein SD en daarnaast als Projectleider (en tevens uitvoer) op het Project Procesbeschrijving Sociaal Domein SD.

EMH-_dsc3510-team-De-Veerman-Kampen-LR-95

Voor beide rollen geldt dat de aanpak zich kenmerkt door het werken in ‘gezamenlijkheid en afstemming’ en het willen laten groeien van ‘verantwoordelijkheid in de lijn zelf’. Dat is erg prettig want dat zorgt ervoor dat de ingezette richting ook door Kampen zelf wordt opgepakt en (belangrijker nog) in de toekomst is geborgd.

De eerste rol betekent dat ik leading mag zijn in de opzet van de Verbijzonderde Interne Controle van het sociaal domein (hierna VIC SD) met daarnaast een reviewende en afstemmende rol. Nu we wat verder in de tijd zijn kent de VIC SD een vaste aanvliegroute met herkenbare elementen, een vaste opbouw die gedurende de tijd natuurlijk wel verschillen kent door bijvoorbeeld wijzigingen in het normenkader.

Door de aangebrachte structuur (met aandacht voor consistentie in bijvoorbeeld de papertrail) weten de medewerkers wat verwacht wordt, waar e.e.a. te vinden is en hoe de audits aan te vliegen. De basis (met financiële rechtmatigheid in het achterhoofd) ligt er en Kampen staat nu op het punt om dit verder uit te bouwen. Dit door het nog verder verbeteren van de interne beheersing door naast de VIC SD tevens de opzet van de interne controle (quality control) in de lijn zelf verder op te pakken en te verdiepen. Uiteindelijk doel is dat beide zonder E&M kan worden opgepakt en dat dit geen gevolgen heeft voor de kwaliteit.

Mooi om de groei in de tijd te zien en dat we in gezamenlijkheid bezig zijn om beter te worden. Zelf heb ik ook veel geleerd in de zin van toch nog een kritisch nadenken over wat wellicht een vanzelfsprekendheid is qua hoe we als E&M het aanvliegen. Is dit passend voor hier? Veelal wel maar het houdt je scherp.

Het andere gedeelte van de opdracht is Projectleider annex ‘meewerkend voorman’ op het Project Procesbeschrijving sociaal domein.

Na de opzet van het Projectplan met bijbehorende strokenplanning is er eerst een pilot gedaan om te testen of de bedachte procesarchitectuur en conventies passend is. Lessons learned zijn meegenomen en het Projectplan is verder aangevuld en aangescherpt, met name vanuit de heroverweging van veranderkundige elementen (met de Prosci aanpak in het achterhoofd).

Reden om het Project Procesbeschrijving te starten is om de klant (burger) consistent en op een juiste wijze te bedienen. Hoewel er zorgvuldig en met passie wordt gewerkt zijn er niet altijd zichtbaar vastgelegde processen, een ieder doet het naar eigen inzicht. Dat gebeurt in beginsel niet slecht maar consistentie ontbreekt, dat gaat dan ook worden aangebracht door het (her)ontwerpen van de processen. Het eerste procesontwerp ligt er ondertussen waar samen met de medewerkers wordt opgetrokken om de onderliggende werkinstructies en handleidingen te schrijven, we zijn op weg maar nog lang niet klaar!

Kortom in alles veelal een inhoudelijke en prettige opdracht waar ik met veel plezier kan inzetten.

En dan te bedenken dat ik eerst dacht dat na het 1e gesprek met Benno Breukelman (afdelingshoofd Inkomen en bedrijfsvoering sociaal domein) er een gerede kans bestond dat we niet de opdracht zouden gaan krijgen… Ik was ietwat te duidelijk geweest in het kennismakingsgesprek en er floepte me (hoofdschuddend) uit ‘Dat jullie hiermee weggekomen zijn, als ik binnen kom gaan we het heel anders doen en gaat alles op de kop!’ Daar word ik nog vaak aan herinnerd door Benno maar het maakte juist dat hij daardoor E&M wilde…

Komt in de volgende 'De opdracht van...' uw opdracht langs?