De opdracht van... Hanno van der Poel bij de Gemeente Ermelo
Hoe uitdagend is het wanneer je wordt gevraagd om een bezuinigingstraject bij een gemeente te begeleiden? Juist als je weet dat er een fors financieel gat in de begroting zit en dat eerdere ombuigingstrajecten geen onverdeeld succes waren? De verwachtingen zijn hoog, collega’s zijn kritisch… iedereen hoopt dat het dit keer écht anders gaat. Een soort herkansing dus. En laat dát nu precies een uitdaging zijn waar E&M’er Hanno van der Poel graag mee aan de slag gaat.
Als projectleider ombuigingen stapt Hanno het gemeentehuis van Ermelo binnen: gewapend met een flinke dosis ervaring met projectmanagement en met bezuinigingstrajecten bij andere gemeenten. En… minstens zo belangrijk: gezond boerenverstand met een goed gevoel voor wat er speelt. Want ombuigen gaat niet alleen over cijfers; het gaat vooral over gedrag, motiveren en vertrouwen. Hoe mooi is het om met elkaar te realiseren wat eerder niet goed van de grond kwam!
Hoe pak je dat nu aan, zo’n traject waarin je moet besparen, maar tegelijk het vertrouwen wilt herstellen? In deze blog vertellen E&M'er Hanno van der Poel en Saskia van Oene (Directeur Organisatie & Bedrijfsvoering bij Gemeente Ermelo) hun verhaal.
Een frisse aanpak
Waar eerdere ombuigingstrajecten vooral top-down werden ingestoken, koos de Gemeente Ermelo dit keer voor een totaal andere route: bottom-up. De kracht van de organisatie zelf werd centraal gezet. Medewerkers mochten zélf met realistische voorstellen komen. Hanno: “Dat was gelijk ook één van de grootste uitdagingen: met een aanpak komen waar de raad, het college en de ambtelijke organisatie achter staan. Dit is cruciaal om de organisatie in de “actiestand” te krijgen, waarin iedereen aan het gezamenlijke doel werkt. Het vraagt om het benadrukken van de urgentie, een duidelijk proces, eerlijke communicatie en vooral een veilige sfeer waarin iedereen durft mee te denken. Daarin hebben het college en de directie hun rol goed gepakt. Dit gaf energie en er werd gelijk een basis gelegd voor het daadwerkelijk realiseren van de bezuinigingsvoorstellen in de toekomst.”
Goed voorbereid van start
E&M’er Hanno begon zijn opdracht met scherpe vragen: Wat moet het resultaat zijn? Wanneer zijn we tevreden? Wat gaan we precies doen? En wie hebben we daarvoor nodig? Het klinkt logisch, maar het is precies déze helderheid die een project als dit kan maken of breken.
De tijd nemen voor een stevig voortraject bleek waardevol: het projectteam op één lijn brengen, verwachtingen scherpstellen en formats ontwerpen. Stap voor stap werd een heldere structuur neergezet. Iedereen wist waar hij of zij aan toe was.
Verantwoordelijkheden werden op de juiste plek belegd. De projectstructuur stond stevig met een stuurgroep (bestuurders en directie) en een projectgroep (disciplines ambtelijke organisatie). Ook de raad, het college en de OR werden in het traject intensief meegenomen: ieder met een duidelijke rol en heldere communicatielijn.
“Dit project zette mensen echt aan het denken. Traditionele opvattingen over financiën werden losgelaten. Medewerkers werden creatiever, kritischer en durfden alles ter discussie te stellen. De negatieve ervaringen uit het verleden maakten plaats voor een positieve mindset.”
Een transparant proces van begin tot eind
Met goed onderbouwde voorstellen uit de organisatie kon het college een zorgvuldige bestuurlijke afweging maken. In deze afweging stonden ambities, de impact op de samenleving en financiën centraal. Dit zorgde voor een evenwichtig pakket met realistische ombuigingsvoorstellen. De raad werd in informatiebijeenkomsten transparant meegenomen in de voorstellen en de keuzes. Hiermee werd de raad goed in positie gebracht en ontstond breed draagvlak. Ondanks de stevige keuzes verliep de besluitvorming soepel.
Saskia (Directeur Organisatie & Bedrijfsvoering) zag dat de directie en het college positief verrast waren over de hoeveelheid én kwaliteit van de voorstellen. En ook dat veel voorstellen rechtstreeks in de begroting konden worden verwerkt, omdat ze gewoon concreet waren. De gemeenteraad reageerde positief op het resultaat, maar óók op het proces. Transparantie vanaf het begin tot het einde gaf vertrouwen!
Samen trots
Ondanks de grote uitdagingen – de financiële opgave, de kritische organisatie en de korte doorlooptijd – zag Saskia dat Hanno als projectleider rust en duidelijkheid uitstraalde. Met een duidelijke aanpak, heldere communicatie en goed overzicht zorgde Hanno ervoor dat de verschillende radartjes bleven draaien. Waar eerdere bezuinigingstrajecten vooral spanning opleverden, ontstond nu juist ruimte voor creativiteit en trots.
Saskia: “Dit project zette mensen echt aan het denken. Traditionele opvattingen over financiën werden losgelaten. Medewerkers werden creatiever, kritischer en durfden alles ter discussie te stellen. De negatieve ervaringen uit het verleden maakten plaats voor een positieve mindset.”
Hanno: “Een van de mooiste momenten in het traject voor mij was de dag waarop alle projectleden hun voorstellen presenteerden. Het was indrukwekkend om te zien hoeveel verschillende ideeën er waren opgehaald en hoe hoog de kwaliteit daarvan was. Dat zorgde voor positieve energie en bevestigde dat de gekozen aanpak écht werkte. De kracht van deze organisatie was goed benut. En daar was ik best een beetje trots op!”
Het resultaat mag er zijn!
Dat het traject ook bestuurlijk indruk maakte, bleek wel uit de woorden van wethouder Tigchelaar (Financiën, Bedrijfsvoering, Wonen, Grondzaken, Economie) na afloop. Op LinkedIn schreef hij: “Ik heb dit nog nooit meegemaakt. In vijf kwartier was de meerjarenbegroting behandeld door de gemeenteraad van Gemeente Ermelo. Géén moties, géén amendementen, géén tegenstemmen. Met deze unaniem aangenomen begroting geven we een gezonde financiële basis mee aan het volgende college.”
Een mooi compliment voor de organisatie én voor de gekozen aanpak! Het laat zien dat een duidelijke koers, goed projectmanagement en betrokken medewerkers kunnen zorgen voor échte resultaten en gezamenlijke trots.
