De opdracht van... Kasper Riezebos bij RBO Scholen
Terwijl op verschillende locaties in het land de leerlingen hun lessen volgen en zich voorbereiden op hun toekomst, wordt er achter de schermen op de financiële afdeling óók hard gewerkt. Op deze afdeling draait het niet om lesstof uit de boeken, maar om cijfers en processen.
Onze E&M’er Kasper Riezebos startte in september 2024 bij RBO Scholen met een aantal opdrachten: de begeleiding van de interim-controle en het jaarrekeningproces én sturing geven aan de financiële afdeling. Gaandeweg is de opdracht veranderd: het aansturen van de financiële afdeling werd door het aantrekken van een nieuwe controller overbodig. Maar daardoor kwam er wel een andere interessante uitdaging op zijn pad: Kasper mocht een rol gaan spelen in het fusieproces wat gaande was. RBO heette namelijk in september vorig jaar nog SORG, en is per 1 januari 2025 gefuseerd met de Fruytier Scholen. Omdat Kasper al een aantal opdrachten gedaan heeft bij klanten in de onderwijssector (controller ad interim bij de Universiteit van Amsterdam en de Protestantse Theologische Universiteit) kan Kasper zich snel inwerken in deze opdracht.
In deze blog deelt Kasper zijn ervaringen en tips: waar moet je op letten bij een fusie van scholen, en hoe zorg je dat de implementatie van een nieuw systeem soepel verloopt?
Wat er komt kijken bij een fusie van een tweetal scholenorganisaties
Bij een fusie van een school komen een aantal dingen kijken die je vooraf scherp moet hebben, denk bijvoorbeeld aan:
- Toestemming aan het ministerie van OCW vragen voor de fusie.
- Op tijd doorgeven aan de Belastingdienst dat je gaat fuseren.
- Per 1 januari fuseren, een andere datum geeft een lastige situatie bij de Belastingdienst, met name qua loonheffingen.
- Als je voorlopig in meerdere personeelsadministraties blijft werken, denk dan op tijd aan het aanvragen van nieuwe subnummers loonheffingen. Aangifte onder hetzelfde subnummer is onmogelijk, en je oude nummers zijn natuurlijk niet meer geldig doordat het personeel niet meer in dienst is bij de andere rechtspersoon door de fusie.
- Een fusie waarin je samengaat binnen één van de al bestaande organisaties scheelt een hoop gedoe, omdat je dan voor de helft de administratie, BTW-nummers en loonheffingsnummers kunt handhaven.
- Indien van toepassing: hef op tijd de rekening-courant bij de Schatkist op, en laat in ieder geval de e-herkenning van de op te heffen organisatie(s) nog doorlopen.
Van de interimcontrole en het jaarrekeningproces tot een fusieproces: een goede samenwerking, inzicht, overzicht en zorgvuldigheid zijn onmisbaar!
Uitrol van een nieuwe digitale tool
Naast de genoemde taken mocht Kasper ook de verdere uitrol van de nieuwe digitale betaaltool (Moss) begeleiden. Het gaat om digitale creditkaarten, die erg praktisch zijn voor gebruik met excursies en kleine aanschaf. Hiermee worden fysieke bankpassen, en de daaraan gekoppelde handmatige administratie, grotendeels overbodig.
Het uitrollen van een dergelijke applicatie vindt Kasper erg leuk om te doen: het is een uitdaging om collega’s enthousiast te maken over de voordelen van het nieuwe systeem en de nieuwe werkwijze: dat de nieuwe tool helpt om tijdrovende, repetitieve taken te automatiseren. Daarbij was er nadrukkelijk aandacht voor de menskant: het serieus nemen van zorgen en het meenemen van collega’s in deze verandering.
Voorafgaand aan de implementatie is er bijvoorbeeld ook gekeken naar alternatieven bij situaties waarin dit nieuwe systeem niet voldoet. Ook kregen gebruikers tijd en ruimte om het nieuwe systeem eerst even te kennen, voordat het écht geïmplementeerd werd.
Kasper: “Het is mooi om te zien hoe zo’n toepassing uiteindelijk breed wordt omarmd en echt bijdraagt aan efficiënter werken.”