Heeft uw organisatie een vergelijkbare uitdaging of een ander vraagstuk op het snijvlak van Finance, IT en Business? Neem contact op met Gert Meuleman! Wij denken graag met u mee!
De opdracht van... Mark de Vries bij gemeente Zwartewaterland
De cijfers liegen er niet om. Oplopende tekorten, groeiende onrust en steeds vaker komt dezelfde vraag naar voren: zijn we eigenlijk nog wel in control? Voor het Sociaal Domein van de Gemeente Zwartewaterland was dit eind 2024 realiteit.
In deze blog vertellen E&M’er Mark de Vries en Erik Albers (Concernmanager Sociaal Domein) hoe zij dit aanpakten. Geen kant-en-klaar plan, maar een zoektocht van inzicht naar beheersing en uiteindelijk naar inhoudelijke sturing. Hoe krijg je een organisatie weer écht in positie? Hoe zorg je ervoor dat iedereen weer dezelfde taal spreekt en dat het vertrouwen wordt hersteld?
De opdracht van Mark
Mark: “Ik was projectleider van fase 1 van de hervorming van het sociaal domein. Deze fase was gericht op analyse en meer financieel gedreven. Aanleiding was dat de tekorten opliepen: van een prognose van ongeveer 6 ton naar bijna 1,5 miljoen. Met name veroorzaakt door open eind financiering op het onderdeel Jeugd en WMO. Dat zorgde voor onrust en de vraag of we binnen het Sociaal Domein van de gemeente Zwartewaterland nog wel in control waren.”
De hervorming werd opgeknipt in fases: eerst inzicht en acties in het kader van laaghangend fruit, daarna een inhoudelijke fase. Vanuit de analysefase hebben Mark en Erik samengewerkt om de betrokken inzichten te geven.
Mark: “We zijn gestart met spendanalyses en zijn vervolgens steeds dieper gegaan, tot op budgetniveau, omdat de eerste inzichten niet voldoende waren. Daarnaast hebben we gekeken naar processen zoals caseloadnormering, contractmanagement, rechtmatigheid en efficiëntie in de processen. Het doel was om stappen te zetten in kwaliteit, inzicht en beheersing. Dit doel is gaande het project uitgebreid met het in kaart brengen van ombuigingspotentieel.”
Uitdaging
De grootste uitdaging was om steeds de juiste mensen in positie te krijgen. De werkvloer en andere lagen binnen de organisatie lagen soms ver uit elkaar.
Mark: “Het was continu zoeken naar hoe je de werkvloer, beleid, MT en het bestuur dichter bij elkaar brengt en hoe je het gesprek voert op basis van dezelfde informatie. Door transparant te werken en samen met teams op te trekken, is dat beter gelukt.”
Het uitkammen van de budgetten was geen eenvoudige klus. Het vereist zorgvuldigheid en werd door sommige collega’s als lastig ervaren. Er ontstond met enige regelmaat een spanningsveld met de centrale vraag: wie gaat er over besteding van budgetten en waar ligt de beslissingsbevoegdheid om aanpassingen te doen hierin?
Gezamenlijk bouwen aan grip en vertrouwen
Erik: “De samenwerking met Mark was buitengewoon prettig. Vooraf hadden we duidelijk afgestemd wat we van elkaar nodig hadden en verwachtten. Mark was voor mij naast projectleider een sparringpartner. Hij kan vrij direct zijn en ik kon daar goed op aansluiten. Hij was dienstbaar, maar hield mij ook scherp en in positie. We hebben dit echt samen gedaan!”
Deze opdracht vraagt om nauwe samenwerking met uitvoerende teams binnen het Sociaal Domein en beleidsadviseurs, evenals afstemming met portefeuillehouders en het college.
Mark: “We hebben de organisatie betrokken door samen de analyses op te bouwen en alles transparant te maken. Tegen het team hebben we gezegd: “We schrijven alles op.” Het ging mij niet alleen om de cijfers, maar vooral om het gesprek. Door samen te werken aan inzicht ontstond meer betrokkenheid.”
Erik Albers, concernmanager Sociaal Domein:
“Door samen te verkennen, te schuren en scherp te stellen, hebben we niet alleen één werkelijkheid gecreëerd, maar ook de knoppen gevonden waaraan we samen kunnen draaien om deze werkelijkheid blijvend te sturen.”
Voortbouwen op ervaring en continu bijsturen
In deze opdracht bouwde Mark voort op eerdere ervaringen bij andere opdrachtgevers, gecombineerd met een veranderkundige aanpak (Prosci). De opdracht veranderde meerdere keren, waardoor een flexibele aanpak nodig was. Steeds opnieuw werd er gekeken wat op dat moment nodig was om inzicht te vergroten en vertrouwen te herstellen.
Daarnaast hebben Mark en Erik gewerkt met storytelling en was er veel aandacht voor de impact op teams. Kortom: een circulair proces waarin steeds werd geëvalueerd en bijgestuurd.
Lessen uit de praktijk
Mark: “Een belangrijke les die ik geleerd heb, is niet te snel aannemen dat anderen hetzelfde beeld hebben. Check steeds of je naar dezelfde werkelijkheid kijkt, of je dezelfde “roze olifant” ziet. Daarnaast heb ik geleerd hoe belangrijk vertrouwen is. Ik werk vanuit de basis “ik ben oké, jij bent oké”, maar die basis was hier niet vanzelfsprekend aanwezig. Door daar bewust aan te werken, ontstaat succes.”
Zichtbaar resultaat
Erik: Ik heb de inzet van Mark als heel positief ervaren. Door de aanpak van Mark is er meer inzicht en transparantie gekomen en hebben we het gevoel terug dat we in control zijn. Daarnaast heeft Mark geholpen om mij en de organisatie in positie te houden en het gesprek op de juiste manier te voeren.”
Mark: “We hebben meer inzicht gecreëerd in budgetten en caseload, achterstanden in facturen verminderd en transparantie vergroot. Daardoor kan er nu beter worden gestuurd en krijgt de organisatie ook meer voor elkaar. Het grootste succes is dat het vertrouwen is teruggekomen en dat het sociaal domein binnen de gemeente Zwartewaterland weer in control is.”
Erik: “Ik ga Mark en onze samenwerking missen als hij weg is!”