Samenwerken voor succes
Last but not least: goede resultaten zelden individueel worden bereikt. Ook BPM-trajecten vragen om samenwerking tussen de juiste mensen met de juiste aanpak, afgestemd op de specifieke vraag van de organisatie. Wanneer dat lukt, levert dat tastbare verbeteringen op: voor de mensen zelf, voor de organisatie én voor het resultaat!
Proces Management: maatwerk of keurslijf?
Bij Business Proces Management (BPM) draait het om het vinden van de juiste balans tussen stuctuur en ruimte voor maatwerk. Bij E&M staat deze aanpak centraal wanneer klanten ondersteuning vragen bij hun bedrijfsprocessen. Lees in deze blog de ervaringen van E&M'er Bart Kloosterman met Business Proces Management (BPM).
Een verrassende les in BPM...
Plaats van handeling: WTC Schiphol... twee dagen vol gerenommeerde sprekers over onderwerpen als corporate finance, business control, fiscale planning en business proces management (hierna BPM). Het was vooral een kwestie van luisteren. Totdat! Een spreker van Philips pakte het anders aan. Geen PowerPoint, maar dozen op tafel met mini-whiteboards vol flowchartsymbolen. De opdracht: ontwerp in groepjes van 5 personen het ideale ochtendproces. Startpunt: de wekker die afgaat. Eindpunt: het moment dat je de deur van je woning achter je dicht trekt. Succes!
Een stevige discussie in de “werkgroep met proces experts” en 20 minuten later, was de conclusie: dat ideale proces bestaat niet. Wat de één essentieel vindt, ziet de ander als verspilling. Iedereen heeft zijn eigen ritme. Daarbij komt de terechte vraag: waaróm zouden we het ook allemaal op dezelfde manier doen?
E&M'er Bart Kloosterman:
“Een standaardaanpak werkt simpelweg niet – iedere organisatie is anders.”
“Het draait om het vinden van een balans tussen structuur en ruimte voor maatwerk.”
Deze ervaring onderstreepte de essentie van goed BPM: het draait om het vinden van een balans tussen structuur en ruimte voor maatwerk. Bij E&M staat deze aanpak centraal wanneer klanten ondersteuning vragen bij hun bedrijfsprocessen. Iedere organisatie is anders, met eigen knelpunten en doelen. Of het nu gaat om een start-up die worstelt met de ondersteuning van de bedrijfsvoering, een organisatie die herstructureert en processen opnieuw moet inrichten, of een snelgroeiend bedrijf dat wil digitaliseren—een standaardaanpak werkt simpelweg niet.
Geen succes zonder basisprincipes
Hoewel maatwerk belangrijk is, zijn er wél basisprincipes die elk succesvol BPM-traject ondersteunen. Deze principes zijn eenvoudig te vinden – ook via tools als ChatGPT – maar gezond verstand is minstens zo belangrijk. Enkele kernpunten:
- BPM moet aansluiten bij de strategische doelen van de organisatie.
- Het moet helder zijn waarom BPM wordt ingezet: voor efficiëntie, klantgerichtheid, compliance, digitalisering of het voldoen aan wetgeving.
- Commitment van het management is cruciaal, omdat procesveranderingen vaak de hele organisatie raken.
- Medewerkers moeten procesgericht willen én kunnen denken, over afdelingsgrenzen heen.
Met name de betrokkenheid van medewerkers is essentieel. Vaak levert het simpelweg vragen naar verbetervoorstellen verrassend goede resultaten op. Denk aan ideeën zoals het centraliseren van verkoopcontracten, beter gebruik van bestaande systemen voor leveringssignalen of betere opvolging van offertes. Medewerkers weten vaak precies waar het knelt in de dagelijkse praktijk.
Van tekentafel naar resultaat
Een goed BPM-traject blijft niet hangen in strategie. Het levert vrijwel altijd zowel korte- als langetermijnverbeteringen op. Voorbeelden van ‘quick wins’ zijn:
- Stoppen met overbodige controles uit het verleden.
- Nieuwe functies in bestaande ERP-systemen in gebruik nemen.
- KPI’s consequent meten en opvolgen.
Complexere aanpassingen, zoals nieuwe leveranciersafspraken, het invoeren van ERP-modules of verkorten van de ‘time-to-market’, vragen meer tijd en aandacht. Maar juist vanwege hun grotere impact is die zorgvuldigheid essentieel.