Verbeteragenda planning & control bij een gemeente; ervaringen uit de praktijk

Kunnen jullie onze planning & control cyclus tegen het licht houden? Met die vraag kwam Gemeente Meppel 2 jaar geleden bij E&M Consultants. E&M'er Hanno van der Poel vertelt graag over deze uitdagende opdracht.

Terug naar overzicht

1 2

De planning & control (P&C) werd ervaren als een ‘feestje van financiën’, maar was niet van de organisatie. Er was geen financiële koers. Het opstellen van de P&C producten verliep niet soepel. En in de jaarrekening zaten steeds weer financiële verrassingen. Genoeg reden voor een grondige evaluatie naar de P&C cyclus. Uit onze analyse kwamen voldoende kansen om de P&C te versterken. Gemeente Meppel omarmde onze adviezen. Kunnen jullie ons dan ook helpen om deze adviezen in de praktijk te brengen? Dat is het punt waarop Hanno van der Poel als projectleider instapte. Adviseren is natuurlijk altijd makkelijker dan iets daadwerkelijk veranderen. Er lag een breed pakket aan verbetermogelijkheden. Maar hoe pak je zo’n verandering dan aan?

Eerst richting bepalen
De eerste stap was het zorgen voor een duidelijke projectstructuur en - opdracht. Een belangrijk doel was om de organisatie in de volle breedte bij P&C te betrekken, dus niet alleen de financiële mensen. In dit project zijn daarom ook bestuurders, directie en beleidsinhoudelijke collega’s nauw betrokken. Samen hebben wij de Verbeteragenda P&C uitgewerkt in drie pijlers; financieel beleid, financiële techniek en organisatie en samenwerken. En de pijlers bestaan weer uit 12 stevige actiepunten. Met deze routekaart konden we écht aan de slag.

Aan de slag
In de projectgroep werkten we de actiepunten uit. Denk aan een toekomstbestendige financiële koers, een nieuwe programma-indeling in de begroting, meer tussentijdse informatievoorziening en digitalisering. Maar ook duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, effectiever samenwerken en slimmere P&C processen stonden op de agenda. Momenteel is het steviger inbedden van het budgethouderschap in de organisatie nog in ontwikkeling. Steeds weer viel ons op hoeveel goede ideeën ontstaan door vanuit verschillende disciplines te kijken. Het combineren van bestuurlijke, beleidsmatige en financiële inzichten zorgt voor goede én gedragen oplossingen.

Naar blijvende verandering
Op veel vlakken zijn in Meppel grote stappen gezet. De financiële koers geeft houvast. En de P&C cyclus is goed georganiseerd en wordt meer gedragen door de organisatie. Mooi, maar het is wel belangrijk dat het ook blijvende verbeteringen zijn. Dat bereik je alleen door in zo’n traject écht samen te werken. Dus samen de goede ideeën uitwerken. En ze daarna ook samen een plek geven in de praktijk van alle dag. Dat kost tijd, vaak veel tijd. Maar anders landt het niet.

‘’De beste ideeën ontstaan door vanuit verschillende disciplines te kijken.’’

‘’Soms moet je voor een beetje reuring zorgen om iets te veranderen.’’

‘’De grootste winst is dat de P&C nu van de hele organisatie is. Inclusief bestuur. En dat wordt ook zo gevoeld.’’
Wim Mollink (Teammanager Financiën)

Een recent voorbeeld hiervan is de nieuwe indeling van de begroting. De nieuwe thema’s en programma’s geven meer ruimte voor beleidsmatige verbindingen en zorgen voor beter financieel evenwicht. De introductie van een nieuwe begroting vraagt om goede afstemming met de organisatie, bestuurders en raadsleden. Leuk was dat we deze inhoudelijke wijziging direct gekoppeld hebben aan een nieuwe manier van werken. Tijdens ‘de week van de begroting’ werkten teammanagers, beleidsmedewerkers en financials samen de nieuwe begroting uit. En na afstemming met de portefeuillehouders was de begroting na anderhalve week klaar. Een grote verbetering in kwaliteit en snelheid. Maar het hielp óók om de nieuwe indeling van de begroting goed te laten landen. Natuurlijk was het voor collega’s even wennen. Maar soms moet je voor een beetje reuring zorgen om iets te veranderen.

1 2 3

Hoe kijkt Wim Mollink (Teammanager Financiën en opdrachtgever) naar dit project? En wat heeft de Verbeteragenda P&C voor gemeente Meppel opgeleverd?
De grootste winst van de Verbeteragenda P&C is dat de P&C nu van de hele organisatie is. Inclusief bestuur. En dat wordt ook zo gevoeld. Eigenaarschap wordt meer dan voorheen getoond en verantwoordelijkheden worden genomen. Rollen zijn duidelijk en betrokkenen weten wat er van ze wordt verwacht. Ook het instrumentarium en processen zijn hierop goed ingericht.

Door dit project is de P&C voor alle medewerkers overzichtelijker en eenvoudiger geworden. Tijdens dit hele verbeterproces hebben we gemerkt dat P&C voor veel collega’s lastig ‘te pakken’ is. Het is geen onwil, maar vaak vooral onduidelijkheid over wat er van hen verwacht wordt. De projectleider heeft hier veel aandacht aan geschonken. De organisatie waardeert dit enorm en deze inzet betaalt zich terug in betrokkenheid en zelfs enthousiasme bij collega’s tijdens de totstandkoming van de verschillende P&C instrumenten als perspectiefnota, begroting, rapportages en jaarrekening.

Tenslotte heeft de uitvoering van de actiepunten uit de Verbeteragenda P&C de gemeente Meppel op dit terrein toekomstbestendig gemaakt. We hebben de afgelopen 2 jaar een professionaliseringsslag weten te maken op meerdere fronten: de organisatie van de P&C, de financiële techniek en de borging daarvan in het financieel beleid.

Al met al is het een intensieve periode geweest met zo af en toe stevige gesprekken. De mouwen waren opgestroopt en het was best een pittig proces. Maar er is veel tot stand gebracht en het resultaat is er naar, wij zijn er erg blij mee!

Het is een goede keuze van ons geweest om dit project te laten begeleiden door een gespecialiseerd bureau (E&M Consultants). Hanno is met zijn kennis en ervaring, maar zeker met behulp van zijn vermogen om te verbinden, in staat geweest om samen met de leden van de stuurgroep (burgemeester, wethouder Financiën, directeur, concerncontroller, manager Financiën) en veel andere collega’s van de gemeente Meppel de P&C weer op te tillen en te transformeren tot een leidend proces in de organisatie.

Maak kennis met Hanno