Process Control

Business Process Management (BPM) draait om het inzichtelijk maken, verbeteren en waar nodig herinrichten van processen. Niet om het proces zelf, maar om wat het proces mogelijk maakt: efficiënter werken, betere samenwerking, meer grip en uiteindelijk betere resultaten. 

Geen vrijheid-blijheid 
Goede processen vragen om duidelijke uitgangspunten en kaders, geen vrijheid-blijheid. De aanpak en de inhoud: daar draait het om! 
 
Als er bij E&M een vraag binnenkomt naar expertise op gebied van BPM, staan we op scherp. Wat voor organisatie is het, wat is de vraag, waar zit de pijn, welke waarde gaat er door het bedrijf, etc.? Zoals gezegd: standaardformules zijn er niet en -oplossingen evenmin. Maatwerk is belangrijk.

Zo was er een opdrachtgever die als een soort start up in de eerste paar jaar, begrijpelijk, alle focus had gelegd op de primaire processen. Echter de bedrijfsvoeringskant begon toch serieus te piepen en te kraken, eveneens begrijpelijk. De vraag was of we er eens naar wilden kijken om die processen uit het slop te halen.   
Bij een andere klant zorgde een herstructurering van de organisatie voor open einden bij zowel bij de business- als de ondersteunende processen. De afstemming tussen productie, verkoop en service moesten helemaal opnieuw worden ingeregeld.  
In een derde geval lag er een wens/noodzaak tot informatisering van een sterk groeiende onderneming aan de basis van een BPM-opdracht. Zonder goed zicht op je processen immers geen succesvolle implementatie van een nieuw systeem. 

Basisprincipes zijn onmisbaar 
BPM moet altijd aansluiten bij de strategische doelen en het moet duidelijk zijn waarom BPM wordt ingezet. Denk aan efficiency, klantgerichtheid, compliance, digitale transformatie, wet- en regelgeving. Commitment van directie en management is cruciaal. Het raakt op z'n minst een deel van de medewerkers, maar soms ook een hele organisatie. En minstens zo belangrijk: medewerkers moeten procesgericht kunnen en willen denken: over de grenzen van hun afdeling heen en ketengericht. 

En juist op die laatste groep is het effect van een BPM-project vaak verbluffend! Als je een groep betrokken medewerkers aan tafel zet met de vraag hoe de dagelijkse uitvoering van hun werk beter georganiseerd kan worden, dan levert dat bijna altijd een aantal zeer bruikbare en mooie verbetervoorstellen op. Denk bijvoorbeeld aan het centraal vastleggen van contracten tot het slimmer gebruiken van systemen voor voorraadbeheer en offertes. 

Van denken naar doen 
Een goed BPM-traject blijft niet hangen in strategie en concepten. Er zijn altijd korte-termijnacties mogelijk, zoals het schrappen van overbodige controles of het activeren van ongebruikte functies in het ERP-systeem. KPI’s rapporteren? Vaak snel geregeld. Grotere stappen, zoals nieuwe afspraken met leveranciers of het implementeren van ERP-modules, vergen meer tijd en zorg. 

Samen het verschil maken 
BPM is nooit een eenmansactie. Het vraagt om de juiste aanpak en de juiste mensen, afgestemd op de vraag. Als je grip krijgt op dat proces gebeuren er mooie dingen – voor de mensen, de organisatie en het resultaat.