Doelmatigheidsonderzoek kapitaalgoederen gemeente Wijdemeren

Zijn beheer en onderhoud kapitaalgoederen 'in control'?

In de periode september 2020 t/m januari 2021 heeft E&M Consultants samen met Buro Loo (www.buroloo.nl) een doelmatigheidsonderzoek uitgevoerd naar kapitaalgoederen. Het doel van het onderzoek was om met betrekking tot beheer en onderhoud van kapitaalgoederen te bepalen in hoeverre gemeente Wijdemeren “in control” is op dit onderwerp en zo nodig kan komen en blijven.

Han Schreuder van Buro Loo en Gert van ’t Hul van E&M Consultants hebben het onderzoek uitgevoerd. Han vanuit zijn vakinhoudelijke kennis op gebied van instandhouding van kapitaalgoederen en Gert vanuit zijn vakinhoudelijke kennis op gebied van financiën.

Wij zijn gestart met het uitvoeren van een documentstudie waarbij per kapitaalgoed een ABC toets heeft plaatsgevonden. De diverse beleids- en financiële documenten zijn hierbij getoetst op actualiteit, betrouwbaarheid en compleetheid. Daarnaast heeft er per kapitaalgoed een financiële toets plaatsgevonden waarbij een analyse heeft plaatsgevonden over de afgelopen jaren (begroot versus werkelijk) en de toekomstige jaren conform de meest actuele begroting. Er heeft een verdieping plaatsgevonden op een aantal specifieke kapitaalgoederen waarbij tevens een benchmark is uitgevoerd om de situatie van gemeente Wijdemeren te vergelijken met andere gemeenten.

De uitkomsten hiervan zijn besproken in interviews met de diverse betrokkenen in de organisatie. Vervolgens zijn de concept uitkomsten in een werksessie besproken met alle betrokkenen waarbij via een interactieve sessie gezamenlijk aanbevelingen zijn geformuleerd. Op deze manier is draagvlak ontstaan voor de aanbevelingen en herkennen de betrokkenen zich ook in het rapport.

Afsluitend is een verbeterplan opgesteld waarbij we onderscheid hebben gemaakt tussen “laaghangend fruit”, technisch-inhoudelijke, financiële, organisatorische en bestuurlijke verbeteringen. Daarbij is een stappenplan opgesteld hoe deze verbeteringen doorgevoerd kunnen worden in de tijd, verantwoordelijkheid en welke capaciteit hiervoor nodig is. Tenslotte zijn de belangrijkste conclusies en aanbevelingen gepresenteerd aan de raadscommissie.

Belangrijke constatering in dit onderzoek (maar ook in eerdere onderzoeken die we gezamenlijk uitvoerden) is het feit dat de definities van investeringen, groot onderhoud en klein onderhoud in de beleidsplannen, beheerplannen en de financiële verwerking in de begroting verschillen. Dit komt onder meer door de wijziging in het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna BBV) in 2017, waarbij de definities van investeringen, groot onderhoud en klein onderhoud is aangescherpt en de financiële verwerking van investeringen met maatschappelijk nut (wegen, kustwerken e.d.) is aangepast. Hierdoor ontstaat soms spraakverwarring tussen beleidsmedewerkers en beheerders van kapitaalgoederen en de afdeling financiën. Het eenduidig toepassen van deze definities en deze met elkaar invullen en uitwerken conform het BBV is cruciaal. Buro Loo heeft samen met E&M Consultants een model uitgewerkt waarbij per kapitaalgoed is ingevuld wat investeringen zijn, wat groot onderhoud is en wat klein onderhoud is. Dit model als leidraad hanteren voor beleidsplannen, beheerplannen en financiën zorgt voor begrip en rust in het proces.

Daarnaast is het belangrijk om goed af te bakenen wie waar verantwoordelijk voor is. Dit om te voorkomen dat teveel op incidenten gestuurd wordt, wat de structuur en lange termijn horizon doorkruist. Een overkoepelend beleidsplan (verantwoordelijkheid Raad) en een eenduidige structuur in de beheerplannen (verantwoordelijkheid College van B&W) is hierbij een belangrijk hulpmiddel voor een goede borging in de organisatie. In de advisering naar College en Raad is het urgent dat beleidsmedewerkers kapitaalgoederen, beheerders en de controllers gezamenlijk optrekken vanuit dezelfde uitgangspunten en eenduidige definities.

Meer informatie over de aanpak van dit onderzoek en wat wij op gebied van kapitaalgoederen voor u kunnen betekenen? Neem contact op met Han Schreuder van Buro Loo (06-30838018) of Gert van ’t Hul van E&M Consultants (06-12461589)

Het rapport n.a.v. het doelmatigheidsonderzoek is openbaar en te vinden op de website van gemeente Wijdemeren.