Ietwat verouderd systeem
Een mooie opdracht voor Kasper, met voldoende uitdaging. “Bij aankomst trof ik een ietwat verouderd systeem met drie applicaties aan, dat door de jaren heen een onoverzichtelijke inrichting had gekregen”, licht hij toe. Dat bood genoeg kansen om de efficiëntie van de processen te verbeteren. Kasper: “Om een voorbeeld te geven: de verkoopfacturen werden buiten de boekhouding om aangemaakt en vervolgens handmatig verwerkt. Dat koste telkens veel extra tijd.”
Van omslachtig naar efficiënt
Het draaiend houden van alle processen nam ongeveer vier fte in beslag binnen financiën. “De PThU was voorafgaand aan mijn komst al zelfstandig gestart met professionalisering, maar échte vooruitgang boeken bleek lastiger dan gedacht. Het boeken van tijdswinst met een efficiënte inrichting van de processen vormde dus meteen het eerste doel voor mij”, vertelt Kasper. “Gecombineerd met een inzichtelijke administratieve organisatie zou dit al een flinke professionaliseringsslag betekenen binnen de organisatie.”
Rigoreuze aanpak
Het kiezen van een nieuw pakket werd het eerste punt op de agenda. “Gelukkig was er al wat voorwerk gedaan en hoefden we hierover alleen een paar laatste knopen door te hakken. Eind januari 2022 viel de keuze op Exact Online, waarna we halverwege maart de overstap al konden maken. Binnen drie maanden hadden we dus een compleet nieuwe omgeving in de lucht.” Dat was een flinke stap in de goede richting en gaf een flinke boost om direct goed door te pakken. Kasper: “We kozen voor een rigoureuze aanpak en besloten om de inrichting van het vorige systeem helemaal niet te migreren naar het nieuwe. Geen crediteuren- of debiteurenstamgegevens, geen grootboek en geen kostenplaatsinrichting; we begonnen met een volledig schone lei.”
Efficiënter en professioneler
Hét voordeel van deze frisse start volgens Kasper? “Hierdoor verloren we zo min mogelijk tijd aan het in stand houden van de oude systematiek. Na het optimaliseren van de details in het nieuwe systeem en het invoeren van alle relevante crediteuren en debiteuren konden we van start.” Het resultaat mag er zijn: de administratie van de PThU is een stuk efficiënter ingericht en maakte een enorme professionaliseringsslag. Kasper: “De in- en verkoopfacturen kunnen nu door één in plaats van twee fte verwerkt worden. Bovendien is de doorlooptijd nu een stuk korter.”
Een mooie basis om door te bouwen
Maar dat is niet het enige voordeel. “Dankzij de toegenomen efficiëntie kan de PThU ook de kwartaalrapportages sneller klaarmaken en betere analyses maken met meer diepgang. Deze verbeterde analyses zorgen ervoor dat het bestuur beter kan sturen, wat uiteindelijk de complete organisatie weer ten goede komt.” Kortom; de financien van de PThU werden in zeven maanden tijd naar een significant hoger niveau getild. “Een fantastisch resultaat”, vat Kasper samen. “Dat hebben we vooral te danken aan goede communicatie en een stevige vertrouwensbasis, maar ook aan snel schakelen en niet bang zijn om rigoureuze stappen te nemen. We zijn nog lang niet klaar, maar er is een mooie basis gelegd. Dat geeft ruimte om verder te bouwen aan het in control zijn van deze prachtige organisatie!”
Senior controller binnen de PThU
“Niet bang zijn om een rigoureuze stap te zetten; dat leverde in dit geval het mooiste resultaat op.” Onze collega Kasper Riezebos nam in november 2021 een bijzondere opdracht aan: hij werd senior controller binnen de Protestantse Theologische Universiteit (PThU).
“Een kleine maar fijne organisatie met bevlogen mensen”, zoals hij het zelf omschrijft. Hoe zag deze opdracht eruit en welke stappen zijn er gezet? In deze blog geeft hij ons graag een inkijkje!
"Dankzij Kasper, als jonge, intelligente, gretige en gedreven financiële professional, die fris denkt, op tijd levert, en vooral: goed communiceert, kan ik mijn bestuurlijke werk veel beter doen dan toen ik hier begon. En andere mensen gaan daar ook blij van worden."
Een goed gevoel
Toen Kasper eind 2021 deze vraag kreeg voorgelegd hoefde hij niet lang niet te denken. “De PThU is een kleine organisatie met twee vestigingen: een in Groningen en een in Amsterdam. Het is een fijne club met bevlogen mensen, waar ik vanaf de eerste dag een goed gevoel bij had”, vertelt hij. De opdracht bestond uit twee taken: zorgen dat de financiële processen bleven draaien én de financiën beleidsmatig naar een hoger niveau tillen. “Een belangrijk onderdeel van de gewenste professionalisering was het invoeren van een nieuwe budgethouders structuur. Deze structuur werd voor het eerst in de praktijk gebracht door de nieuwe budgethouders, en moest ook volledig worden opgenomen in de boekhouding.”