Vanuit de bedrijfsvoering ligt er meestal een sterke focus op de rechterkant van dit management control systeem. Oftewel: de nadruk ligt met name op de ‘checks and balances’ en de ‘kritische prestatie indicatoren (KPI’s)’. Logisch, want dit past bij de opdracht die bedrijfsvoering heeft en vaak ook bij het type mensen dat hier werkt. De linkerkant is voor bedrijfsvoering een stuk lastiger, want dit is nauwelijks tastbaar en niet goed meetbaar.
Bron: Levers of control – Simons
Cultuur en gedrag is net zo belangrijk
Kernwaarden zijn wel uit te werken, maar het belangrijkste is dat deze ook worden doorleefd en in de praktijk gebracht. Ook leven we in een dynamische wereld waarin niet alles te controleren is. Er blijven onzekerheden die op de organisatie afkomen. Als je daar niet juist op inspeelt kun je met allerlei procedures ‘in control zijn’ en toch beheerst failliet gaan. Operatie geslaagd, patiënt overleden. Daarom is de cultuur en het gedrag van mensen - de linkerkant- dus minstens zo belangrijk om doelen te blijven behalen.
Verschil tussen hard en soft
Het ligt voor de hand dat het management, maar óók de bedrijfsvoering aandacht voor cultuur en gedrag moeten hebben. Veel organisaties zijn er onbewust wel mee bezig, maar de link met ‘control’ wordt vaak niet gelegd. Toch noemen wij cultuur en gedrag binnen organisaties ook wel ‘soft controls’. Je raadt het al: dit staat tegenover de ‘hard controls’, waar juist de tastbare en afdwingbare controles onder vallen.
Voorbeelden van soft controls zijn:
- integer handelen
- voorbeeldgedrag
- aanspreekbaarheid
Het lastige is: bovenstaande zaken zijn niet tastbaar. Dat maakt het stellen van een norm en het toetsen daarvan ingewikkeld of soms zelfs onmogelijk. Dat wil echter niet zeggen dat er vanuit bedrijfsvoering geen aandacht aan kan worden besteed. Daarvoor zijn soft controls té belangrijk.
Het begint bij bewustzijn
Hoe breng je soft controls dan in de praktijk als organisatie? Een belangrijk vertrekpunt is het creëren van bewustzijn. Dat begint met duidelijk maken wat er van iedereen verwacht wordt. Stel heldere doelen en benoem daarbij passende kernwaarden. Van daaruit kunnen ook onderwerpen als vertrouwen, ethisch handelen en betrokkenheid concreter worden ingevuld. Het goede gesprek is daarbij bijzonder belangrijk. Niet als eenmalige actie, maar juist als terugkerend onderdeel. De vraag is vooral of collega’s – op alle niveaus - elkaar kunnen én durven aanspreken op gewenst en ongewenst gedrag. Aanspreekbaarheid is namelijk een belangrijke sleutel tot succes.
Wat is de échte reden?
Bedrijfsvoering kan deze beweging op gang brengen door een gesprek met management en medewerkers te organiseren. Zo ontstaat er een beter beeld van wat er speelt in de organisatie. Bespreek daarbij ook wát er concreet voor nodig is om richting de gewenste cultuur te bewegen. En hoe bedrijfsvoering dit formeel en informeel kan observeren en monitoren.
Tip: benut óók de mogelijkheden van de interne auditfunctie!
Bedrijfsvoering, maar ook de interne auditor kunnen in dit geval waardevolle observaties doen op het gebied van gedrag en cultuur. Een goede oorzaakanalyse van de bevindingen op hard controls geeft vaak veel inzicht in cultuur en gedrag. Ga op zoek naar de échte reden van de geconstateerde afwijking. Moeten er meer regels en strakkere procedures komen? Of ligt er (ongewenst) gedrag aan ten grondslag? Met behulp van dit soort inzichten kan jouw organisatie veel effectiever bijsturen.
E&M helpt je graag!
E&M Consultants ondersteunt jouw organisatie graag bij dit boeiende onderwerp. Daarbij maken wij gebruik van een handige scan die concreet inzicht geeft in hoeverre jouw organisatie ‘in soft control’ is. En ook of management en medewerkers hier wel hetzelfde over denken. Dit geeft een waardevol startpunt voor verdere ontwikkeling. Wij helpen je er graag bij; of het nu vanuit een rol in de bedrijfsvoering is of als interne auditor!
Jouw interne vraagstuk vrijblijvend aan ons voorleggen? Neem contact met ons op voor de mogelijkheden!