De vraag áchter de vraag
Toen Breman met haar vraagstuk aanklopte bij E&M Consultants was de doelstelling helder: “een eenduidige administratie voor Woningbeheer realiseren”. Tijdens de verschillende gesprekken werd de complexiteit van de opdracht steeds helderder: de historie en zeggenschapsverhoudingen werden inzichtelijk en het werd duidelijk wat dit betekent voor het realiseren van veranderingen. Het lokale ondernemerschap ging namelijk gepaard met eigen werkwijzen, processen en administraties. Toen het eenmaal duidelijk was wat Breman écht nodig had, bleek maar weer eens hoe belangrijk het is om vooraf te investeren in de klantbehoefte en het doorgronden van het probleem. Want alleen dán kunnen we als E&M echt toegevoegde waarde leveren…
Organisatie binnenstebuiten keren
We maakten een stappenplan en begonnen met het inventariseren van de situatie binnen de verschillende divisies. Het was belangrijk dat we een onafhankelijk beeld kregen van alles wat zich binnen de divisie afspeelt. Daarom zijn we gestart met een zogenaamde Fase 0. In deze fase hebben we in totaal meer dan 30 medewerkers geïnterviewd, zowel van de centrale organisatie als alle vestigingen. Zo deden we kennis op van de organisatie en konden we beter in kaart brengen hoe het vervolgtraject eruit zou moeten zien. Door medewerkers op verschillende niveaus en van alle vestigingen te interviewen kregen we een unieke inkijk in Breman als organisatie. Ook hebben we, in overleg, een zo breed mogelijk beeld proberen te krijgen door ons niet alleen te richten op de werking van administraties en processen, maar ook op strategie, samenwerking, beloningsbeleid, IT en organisatie-inrichting.
Íedereen op de hoogte
Op basis van de interviews hebben we een rapport uitgebracht aan de directie van Breman en verschillende aanbevelingen gedaan. Niet snel daarna kregen we vanuit Breman het verzoek om ons rapport ook te presenteren aan de directies van de vestigingen. Het is typerend voor Breman dat zij open en transparant wil zijn over alles wat er speelt op verschillende niveaus in het bedrijf. Door de verschillende directies binnen de divisie te betrekken in het traject, kunnen ook zíj actief deelnemen en invloed uitoefenen.
Een en al herkenning
Na de presentatie van onze bevindingen en het doen van organisatiebrede aanbevelingen zijn wij gestart met de zogeheten ‘Fase 1’. Veel van wat we gerapporteerd hebben bleek herkenbaar voor de betrokkenen. Voor ons vormde dit de bevestiging dat we in korte tijd een veelomvattende situatie weten te doorgronden en vanuit verschillende perspectieven en helder beeld kunnen schetsen van de organisatie als geheel. Dit leverde ook dit keer veel voordelen op:
- De organisatie begrijpt de complexiteit van verschillende perspectieven en meningen beter.
- Als onafhankelijke derde kunnen wij de organisatie voorzien van gerichte adviezen.
- Samen kunnen we werken aan concrete acties voor verbetering.
- Dankzij onze onafhankelijke rol kunnen we makkelijker draagvlak creëren binnen de organisatie.
Knippen en verdelen
In Fase 1 stond de “Eenduidige administratie Woningbeheer” centraal. De doelstelling? Ervoor zorgen dat de verschillende processen en administraties zó worden ingericht dat ze overal binnen de divisie toepasbaar zijn. Het resultaat? De onderlinge verschillen in de manier van werken zijn voorgoed verleden tijd en de efficiëntie gaat omhoog. Onze rol is in dit geval met name het projectmanagement. In die rol hebben wij het project vóóraf duidelijk afgebakend om het eenvoudig en behapbaar te houden. Oftewel: eerst met een werkgroep het voorraadbeheerproces opnieuw vormgeven (fase 1) en dat vervolgens implementeren (Fase 2).
Weer dezelfde taal spreken
Daarna volgen er nog verschillende stappen waarbij we onder andere voor het contractbeheer eenzelfde traject opstarten met wisselende werkgroepen. Ook een aantal andere processen zullen op deze manier onder onze begeleiding opnieuw vormgegeven en geïmplementeerd worden. Daarna wordt de gezamenlijk opgedane kennis en ervaring toegepast om, zonder begeleiding van E&M, vergelijkbare interne projecten te draaien. De herdefiniëring van al deze processen moet uiteindelijk zorgen voor een generiek toepasbaar geheel waarmee iedereen weer ‘dezelfde taal gaat spreken’.
De rest weten?
Benieuwd hoe we het traject precíes hebben aangepakt? Stay tuned, want in een volgende blog zullen we laten zien hoe we de rol van projectmanager hebben vormgegeven tijdens de realisatie van Fase 1 (herdefiniëring van het proces) en Fase 2 (implementatie van het proces)!
Is er binnen uw bedrijf ook sprake van uitdagingen die vergelijkbaar zijn met die van Breman? Neem contact met ons op om te zien wat wij voor u kunnen betekenen!